Skip to main content
Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr
Yn ôl

Hysbysiad preifatrwydd

Eich Swyddog Cofrestru Etholiadol yw’r Rheolydd Data ar gyfer y cynllun Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr.

Pwrpas yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw dweud wrthych chi sut y byddwn yn prosesu eich data personol a ddarparwyd fel rhan o’ch cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleiswyr.

Dim ond lle mae gennym sail gyfreithiol briodol i wneud hynny y caniateir i ni ddefnyddio, casglu, a rhannu gwybodaeth bersonol. Dim ond er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol y byddwn yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol dim ond pan fydd y gyfraith yn caniatáu inni a lle mae’n angenrheidiol ac yn gymesur i wneud hynny.

Pa ddata personol ydyn ni’n ei gasglu a pham

Byddwn yn casglu’r data personol canlynol amdanoch chi gan eu bod yn angenrheidiol er mwyn gwneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleiswyr:

  • eich enw llawn,
  • dyddiad geni,
  • cyfeiriad,
  • cyfeiriad tramor, milwrol neu arall lle mae hynny’n berthnasol,,
  • eich Rhif Yswiriant Gwladol,
  • unrhyw ddogfennau a ddarparwyd i gefnogi eich cais,
  • llun ohonoch chi, ac
  • os ydych chi wedi dewis eu darparu, eich cyfeiriad e–bost a’ch rhif ffôn.

Os nad ydych yn gallu darparu eich rhif Yswiriant Gwladol neu ffotograff yn ystod eich cais, neu os nad oes modd i ni ddilysu eich hunaniaeth, byddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth gennych – allai gynnwys gwybodaeth gysylltiedig ag iechyd (e.e. llythyr gan feddyg neu ysbyty) neu wybodaeth sensitif arall amdanoch eich hun. Os bydd angen i ni wneud hyn, byddwn yn esbonio’n glir yr hyn fydd ei angen arnom.

Os byddwch yn cytuno â’n defnydd o “gwcis” (gweler isod) ar y wefan rydyn ni’n ei defnyddio, byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth am eich gweithgaredd ar y wefan (e.e. nifer yr ymweliadau, amser a dreuliwyd ar dudalennau). Byddwn yn defnyddio hyn i ddeall pa mor effeithiol yw’r wefan, er enghraifft: oes angen i chi adael y wefan i gasglu rhagor o wybodaeth neu ydy hi’n cymryd llawer o amser i lenwi’r ffurflen.

Sut y byddwn yn defnyddio data personol

O’r 4 Mai 2023 bydd angen dogfen profi hunaniaeth (ID) dderbyniol, gyda’ch llun arni, er mwyn pleidleisio yn bersonol mewn gorsafoedd pleidleisio mewn etholiadau a refferenda lleol yn Lloegr, etholiadau am feiri a Chomisiynwyr Heddlu a Throseddu ac is–etholiadau Senedd y DU. Os nad oes gennych chi un sydd ar y rhestr o ddogfennau profi hunaniaeth (ID) derbyniol, gyda llun – fel trwydded yrru neu basbort – byddwch yn gallu gwneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleiswyr fydd yn caniatáu i chi bleidleisio ar y dydd.

Byddwn yn defnyddio eich data i brosesu eich cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleiswyr ac yn cyhoeddi Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr fel sy’n briodol. Bydd hyn yn golygu bod angen i ni rannu eich data gyda rhai partneriaid a darparwyr gwasanaethau a byddwn yn esbonio hynny isod.

Mae’r broses gwneud cais yn gofyn ein bod ni’n gwirio mai chi, mewn gwirionedd, yw’r person sy’n gwneud y cais drosoch eich hun, ac nid rhywun arall. Er mwyn dilysu eich hunaniaeth byddwn yn defnyddio eich Rhif Yswiriant Gwladol a’ch manylion ar y Gofrestr Etholwyr i wirio eu bod yn gywir gyda’r sefydliadau sy’n eu cadw.

Os nad ydych yn gallu darparu ffotograff addas o’ch hun wrth wneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleiswyr bydd angen i ni ofyn i chi am ddata personol ychwanegol er mwyn i ni allu asesu eich cais. Byddwn yn esbonio hyn yn glir i chi os bydd angen.

Gyda phwy fyddwn ni’n rhannu’r data

Bydd eich Swyddog Cofrestru Etholiadol yn rhannu eich data personol â’r sefydliadau allanol a nodir isod sy’n darparu’r systemau a’r cymorth TG i alluogi’r gwasanaeth gwneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr i weithredu’n effeithiol.

Byddwn yn rhannu eich data personol gyda:

  • Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol – sy’n darparu’r systemau TG rydym yn eu defnyddio i wneud ceisiadau ar-lein am Dystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr ac sy’n gweithio fel ein rheolydd data.

Byddwn hefyd yn rhannu eich data personol gyda’r canlynol, ac yn casglu gwybodaeth amdanoch gan:

  • Yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) – byddan nhw’n gwirio’r Rhif Yswiriant Gwladol a roddwyd gennych yn erbyn eu cofnodion eu hunain, fel rhan o’r gwaith o gadarnhau eich hunaniaeth

Pan fyddwn yn rhannu eich data â MHCLG neu DWP, byddwn yn sicrhau bod prosesu eich data personol yn aros yn gwbl unol â gofynion deddfau diogelu data, a byddwn yn diweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn i adlewyrchu unrhyw newid i’r trefniadau hynny.

Er mwyn galluogi cynhyrchu eich tystysgrif brintiedig, bydd data sy’n berthnasol i gynhyrchu’r dystysgrif yn cael ei rannu gyda darparwr y dystysgrif.

Pa mor hir y byddwn yn cadw eich data personol

Byddwn yn cadw eich data yn unol â’n polisi cadw data, sy’n ei gwneud yn ofynnol i ddata gael ei gadw am 28 diwrnod ar ôl i’r dystysgrif gael ei chyhoeddi cyn ei ddileu. Os bydd cais yn cael ei wrthod, yna bydd data’n cael ei gadw am flwyddyn. Ar ôl i’r cyfnod amser perthnasol fynd heibio, bydd data’n cael ei ddileu heblaw am enw, dyddiad cyhoeddi a rhif tystysgrif lle mae tystysgrif wedi’i chyhoeddi.

Rydym hefyd yn cadw data wrth gefn am 30 diwrnod a dyfeisiau adnabod data am eich defnydd o’n gwefan, a gasglwyd gan gwcis, am 26 mis.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK GDPR) mae gennych chi hawliau ynghylch sut y gellir defnyddio eich data personol. Mae’r rhain yn cael eu hesbonio yma:

  • Mae’r hawl gennych i wneud cais am wybodaeth yn esbonio sut y caiff eich data personol eu prosesu, ac i wneud cais am gopi o’r data personol hynny.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw anghywirdebau yn eich data personol gael eu cywiro ar unwaith.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw ddata personol anghyflawn gael eu cwblhau, gan gynnwys drwy ddarparu datganiad atodol.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i’ch data personol gael eu dileu os nad oes cyfiawnhad mwyach dros eu prosesu.
  • Mae’r hawl gennych, o dan rai amgylchiadau (er enghraifft, os byddwch o’r farn bod y data yn anghywir), i wneud cais i gyfyngu’r gwaith o brosesu eich data personol.
  • Mae’r hawl gennych i wrthwynebu prosesu eich data personol.

Os ydych yn dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn – er enghraifft, gwneud cais am ddata personol rydyn ni’n ei ddal amdanoch chi – cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt isod.

Mewn perthynas â data a gasglwyd gan gwcis y wefan: Mae gennych yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl drwy ddefnyddio’r “faner cwcis” fydd yn ymddangos wrth i chi ddefnyddio ein gwefan am y tro cyntaf.

Sail gyfreithlon dros brosesu’r data

Rydym yn defnyddio’r sail gyfreithlon ganlynol dan GDPR y DU i brosesu data personol:

  • Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU – mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer yr awdurdod swyddogol

Gallwn hefyd brosesu “categorïau arbennig” o ddata personol a allai gynnwys gwybodaeth am eich iechyd neu fanylion eraill amdanoch chi. Lle byddwn yn gwneud hyn ein sail gyfreithiol yw

  • Erthygl 9(2)(g) GDPR y DU – prosesu yn angenrheidiol am resymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol.

Fydd unrhyw ddata personol yn cael ei anfon dramor?

Fyddwn ni ddim yn anfon eich data personol y tu allan i’r DU.

Gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd

Ni fydd penderfyniad yn cael ei wneud amdanoch chi’n seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig (dyna lle mae penderfyniad yn cael ei wneud amdanoch chi’n defnyddio system electronig heb gysylltiad dynol), ac sy’n cael effaith sylweddol arnoch chi.

Storio, diogelwch a rheoli data

Mae gan eich ERO a’r partïon eraill sy’n prosesu eich data personol at bwrpas VAC ddyletswydd i ddiogelu a sicrhau diogeledd eich data personol lle maen nhw’n ei brosesu. Maen nhw’n gwneud hynny drwy fod â systemau a pholisïau ar waith i gyfyngu ar fynediad i’ch gwybodaeth ac i atal datgelu heb awdurdod, colled ddamweiniol, neu rwystro newid eich data. Mae ganddynt weithdrefnau i ddelio ag unrhyw amheuaeth o dor diogelwch data personol a byddant yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys o dor diogelwch lle mae’n ofynnol yn gyfreithiol iddynt wneud hynny.

Manylion cyswllt a rhagor o wybodaeth

Eich Swyddog Cofrestru Etholiadol yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol a ddefnyddir i wneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr.

Cysylltwch â’ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol.

Cwynion

Os ydych chi’n credu bod eich data personol wedi cael ei gamddefnyddio neu ei gamdrafod, gallwch wneud cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth sy’n rheolydd annibynnol. Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth ar:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
casework@ico.org.uk
0303 123 1113

Ni fydd unrhyw gŵyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn eich atal rhag gwneud cais i’r llysoedd wneud iawn.