Skip to main content
Gwneud cais am ID ffotograffig i bleidleisio
Yn ôl

Hysbysiad preifatrwydd

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut rydym yn casglu, yn defnyddio ac yn diogelu eich gwybodaeth bersonol a ddarperir drwy ein gwasanaethau digidol ar gyfer cofrestru etholwyr, eich hawliau o dan gyfraith diogelu data’r DU a sut i gysylltu â ni os bydd gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon.

Pwy ydym ni

Mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn darparu ac yn gweithredu gwasanaethau cofrestru etholiadol digidol canolog i’w gwneud yn symlach i bobl reoli eu cofrestriad etholiadol. Mae’r gwasanaethau fel a ganlyn:

  • Cofrestru i bleidleisio
  • Gwneud cais am bleidlais drwy’r post
  • Gwneud cais i bleidleisio drwy ddirprwy
  • Gwneud cais am ID ffotograffig i bleidleisio (Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr)
  • Adnewyddu eich cofrestriad pleidleisiwr tramor

Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yw’r rheolydd data ar gyfer y gwasanaethau cofrestru etholiadol digidol canolog, sy’n golygu mai’r Weinyddiaeth sy’n gyfrifol am y ffordd y caiff eich data personol eu defnyddio a’u rheoli yn y gwasanaethau hyn. Mae hyn yn cynnwys unrhyw ddata rydym yn eu prosesu neu eu storio’n uniongyrchol, yn ogystal ag unrhyw brosesu y mae sefydliadau rydym yn gweithio gyda nhw (is-broseswyr) yn ei wneud ar ein rhan.

Rydym yn anfon eich cais, gan gynnwys y data personol a ddarparwyd gennych, at eich swyddog cofrestru etholiadol lleol, sy’n gwneud penderfyniadau ynglŷn â cheisiadau ac sy’n rheoli’r gofrestru etholiadol. Y swyddog cofrestru etholiadol sy’n gyfrifol am y ffordd y mae’n defnyddio’r data – y swyddog yw’r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth mewn perthynas â’i ddyletswydd gyfreithiol i ddarparu cofrestr etholiadol gyflawn a chywir.

Pa ddata personol a gasglwn

Rydym yn casglu gwahanol fathau o ddata personol, yn dibynnu ar y gwasanaeth etholiadol digidol a ddefnyddiwch. Mae’r data personol a gasglwn ar gyfer y rhan fwyaf o’r gwasanaethau yn cynnwys:

  • eich enw llawn (gan gynnwys unrhyw enwau blaenorol lle y bo’n berthnasol)
  • eich dyddiad geni
  • eich cyfeiriad (gan gynnwys cyfeiriadau blaenorol neu ail gyfeiriadau lle y bo’n berthnasol)
  • eich rhif Yswiriant Gwladol
  • eich cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn (os dewiswch eu darparu)
  • unrhyw ddogfennau ategol a ddarperir gennych

Data ychwanegol a gesglir ar gyfer gwasanaethau etholiadol digidol penodol

Cofrestru i bleidleisio

  • eich cenedligrwydd, eich statws preswyliaeth a manylion eraill am eich dinasyddiaeth lle y bo’n berthnasol
  • ar gyfer preswylwyr Gogledd Iwerddon: ail gyfeiriad, eich dewis o ran Cerdyn Adnabod Etholiadol, ac unrhyw reswm dros bleidlais bost neu bleidlais drwy ddirprwy
  • ar gyfer etholwyr tramor: efallai y byddwn yn casglu nifer o fanylion ynglŷn â’ch hunaniaeth a’ch statws fel dinesydd, megis cenedligrwydd, gwybodaeth am eich pasbort, manylion geni, a hanes dinasyddiaeth, lle y bo hynny’n berthnasol i’ch cais neu’ch statws cyfreithiol
  • ar gyfer Gweision y Goron a’r Lluoedd Arfog: rôl, pa ran o’r lluoedd arfog a’ch rheng, cyfeiriad gohebu, fel y bo’n berthnasol

Gwneud cais i bleidleisio drwy’r post

  • eich cyfeiriad anfon ymlaen amgen ar gyfer papur pleidleisio (os yw’n gymwys)
  • llun digidol o’ch llofnod

Gwneud cais i bleidleisio drwy ddirprwy

  • enw llawn a chyfeiriad eich dirprwy
  • cyfeiriad e-bost eich dirprwy, a rhif ffôn (os yw wedi’i ddarparu)
  • llun digidol o’ch llofnod
  • pam rydych yn gwneud cais am bleidlais drwy ddirprwy

Gwneud cais am ID ffotograffig i bleidleisio (Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr)

  • llun digidol ohonoch chi’ch hun
  • cyfeiriad casglu amgen ar gyfer eich Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr (lle y bo’n berthnasol)

Adnewyddu eich cofrestriad pleidleisiwr tramor

  • eich cyfeiriad tramor
  • y cyfeiriad diwethaf yn y DU lle roeddech yn byw neu wedi cofrestru i bleidleisio

Gwybodaeth arall y gallwn ei chasglu

Gwybodaeth am hygyrchedd

  • eich dymuniadau o ran fformatau hygyrch dogfennau, megis ceisiadau am wybodaeth mewn braille, print bras neu fersiwn hawdd ei deall
  • datganiad nad ydych yn gallu darparu llofnod oherwydd anabledd
  • unrhyw wybodaeth ychwanegol rydych yn dewis ei darparu am eich anabledd er mwyn helpu swyddogion cofrestru etholiadol i ddeall eich anghenion a gwneud addasiadau priodol

Cwcis

  • os cytunwch i’n defnydd o gwcis byddwn yn casglu gwybodaeth ynglŷn â sut y defnyddir gwasanaethau er mwyn helpu i’w diweddaru a’u gwella.

Pam rydym yn casglu eich data

Dim ond y data personol sydd eu hangen arnom i gadarnhau pwy ydych ac i roi’r wybodaeth sydd ei hangen ar swyddogion cofrestru etholiadol i gyflawni eu dyletswyddau y byddwn yn eu casglu. Mae hyn yn sicrhau bod y gofrestr etholiadol yn gywir ac mai dim ond pobl gymwys sy’n cael eu hychwanegu ati. Lle y bo’n berthnasol, rydym yn casglu eich data personol er mwyn cadarnhau pleidlais bost neu bleidlais drwy ddirprwy, neu gael ID ffotograffig i bleidleisio, yn unol â chyfraith y DU. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth am eich anghenion hygyrchedd, lle y bo’n berthnasol, fel y gall swyddogion cofrestru etholiadol sicrhau y gall pob pleidleisiwr gymryd rhan mewn etholiadau.

O dan Erthygl 6(1)(e) o Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR y DU), rydym yn prosesu’ch data am ei bod yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol.

Nodir y dasg hon yng nghyfraith etholiadol y DU, gan gynnwys:

  • Adran 9A a 10ZC o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, sy’n ei gwneud yn ofynnol i swyddogion cofrestru etholiadol gynnal cofrestrau etholiadol cywir a chaniatáu i bobl wneud cais i gofrestru’n unigol, gan gynnwys drwy wasanaethau digidol.
  • Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013, sy’n ei gwneud yn bosibl i geisiadau gael eu cyflwyno ar-lein.
  • Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001, a’r rheoliadau cysylltiedig ar gyfer yr Alban a Gogledd Iwerddon, sy’n nodi sut mae’n rhaid ymdrin â cheisiadau a pha wybodaeth y mae’n rhaid ei chasglu.
  • Rheoliadau Cofrestru Etholiadol (Gwasanaeth Digidol) 2014, sy’n caniatáu’r defnydd o wasanaeth digidol canolog i ddarparu gwasanaeth cofrestru ar-lein, gan gynnwys cadarnhau manylion adnabod drwy ddefnyddio data gan yr Adran Gwaith a Phensiynau.
  • Deddf Etholiadau 2022 (Adran 1) a Rheoliadau Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr (Prydain Fawr) 2022, sy’n nodi’r sail gyfreithiol a’r gofynion i wneud cais am ID ffotograffig i bleidleisio (a ‘Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr’) os nad oes gennych ID ffotograffig derbyniol.
  • Caiff y data hyn eu casglu o dan rwymedigaethau cyfreithiol i gydymffurfio â Deddf Cydraddoldeb 2010 a Deddf Etholiadau 2022, sy’n ei gwneud yn ofynnol i ni ragweld anghenion pleidleiswyr anabl a’u diwallu drwy wneud addasiadau rhesymol.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data

Byddwn yn rhannu eich data â’ch swyddfa cofrestru etholiadol yng Nghymru, Lloegr a’r Alban, neu’r Prif Swyddog Etholiadol yng Ngogledd Iwerddon. Mae pob swyddfa cofrestru etholiadol a Phrif Swyddog Etholiadol Gogledd Iwerddon yn cynnal y gofrestru etholiadol ar gyfer eu hardal ac yn gwneud penderfyniadau ynglŷn â cheisiadau. Mae pob swyddfa cofrestru etholiadol, a Phrif Swyddog Etholiadol Gogledd Iwerddon, yn rheolyddion data ar wahân a bydd eu hysbysiadau preifatrwydd yn nodi sut y byddant yn defnyddio’ch data.

Dod o hyd i’ch swyddfa cofrestru etholiadol.

Rydym yn rhannu’ch data â’r Adran Gwaith a Phensiynau er mwyn cadarnhau pwy ydych fel rhan o’ch cais i gofrestru.

Sut rydym yn storio’ch data

Caiff eich data eu prosesu, eu storio a’u trosglwyddo drwy ffyrdd diogel sy’n cyrraedd safonau gofynnol Llywodraeth y DU. Ni chaiff eich data eu storio na’u prosesu y tu allan i’r DU na’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Cadw a dileu data

Mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn sicrhau mai dim ond cyhyd ag sy’n angenrheidiol y caiff yr holl ddata personol eu cadw ac y caiff y data personol eu dileu pan na fydd eu hangen mwyach.

Caiff y data personol a gesglir drwy’r gwasanaethau a’r prosesau canlynol eu cadw am rhwng 48 awr a 7 diwrnod er mwyn sicrhau bod y prosesu wedi’i gwblhau’n llwyddiannus. Wedyn, caiff y data personol eu dileu’n ddiogel.

  • Caiff data ceisiadau i gofrestru i bleidleisio eu cadw hyd nes y bydd y swyddog cofrestru etholiadol yn eu lawrlwytho o systemau’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol, ac yna ddim mwy na 48 awr ar ôl i’r data gael eu lawrlwytho. Caiff canlyniadau’r ymarfer paru data â’r Adran Gwaith a Phensiynau eu cadw am 7 diwrnod.
  • Caiff data ceisiadau i gofrestru i bleidleisio ar gyfer etholwyr tramor eu cadw hyd nes y bydd y swyddog cofrestru etholiadol yn eu lawrlwytho, ac yna ddim mwy na 48 awr ar ôl i’r data gael eu lawrlwytho.
  • Caiff data ceisiadau i bleidleisio drwy’r post a thrwy ddirprwy eu cadw am 7 diwrnod ar ôl i’r data gael eu lawrlwytho gan y swyddog cofrestru etholiadol.
  • Caiff data personol a brosesir ar gyfer etholwyr tramor eu cadw am hyd at 8 wythnos ar ôl i’r cyfnod adnewyddu blynyddol ddod i ben.

Caiff data ceisiadau am ID ffotograffig i bleidleisio (Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr) eu cadw am gyfnodau gwahanol, yn dibynnu ar y cam a’r canlyniad:

  • Caiff data ceisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr eu cadw am 7 diwrnod ar ôl i’r data ddod i law, er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu prosesu’n llwyddiannus.
  • Caiff data ceisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr a gymeradwywyd eu cadw am 28 diwrnod gwaith o’r dyddiad y rhoddir y dystysgrif, er mwyn sicrhau bod y ceisydd wedi derbyn y Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr.
  • Caiff data ceisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr a wrthodwyd eu cadw am 12 mis o ddyddiad y penderfyniad, i gyd-fynd â’r terfyn amser ar gyfer apeliadau.
  • Caiff data Tystysgrifau Awdurdod Pleidleisiwr (gan gynnwys enw, rhif y dystysgrif, a’r dyddiad dyroddi) eu cadw am 10 mlynedd o ddyddiad y penderfyniad, at ddibenion canfod ac atal twyll.

Caiff copïau wrth gefn o’r holl ddata eu cadw am 44 diwrnod er mwyn cefnogi parhad busnes ac adfer ar ôl trychineb.

Caiff data cwcis eu cadw am 26 mis er mwyn helpu i reoli a gwella’r gwasanaeth.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, mae gennych hawliau o ran sut y gellir defnyddio eich data personol. Ceir esboniad ohonynt isod:

  • mae’r hawl gennych i wneud cais am wybodaeth yn esbonio sut y caiff eich data personol eu prosesu, ac i wneud cais am gopi o’r data personol hynny
  • mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw anghywirdebau yn eich data personol gael eu cywiro ar unwaith
  • mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw ddata personol anghyflawn gael eu cwblhau, gan gynnwys drwy ddarparu datganiad atodol
  • mae’r hawl gennych i wneud cais i’ch data personol gael eu dileu os nad oes cyfiawnhad mwyach dros eu prosesu
  • mae’r hawl gennych, o dan rai amgylchiadau (er enghraifft, os byddwch o’r farn bod y data yn anghywir), i wneud cais i gyfyngu ar brosesu eich data personol
  • mae’r hawl gennych i wrthwynebu prosesu eich data personol

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau hyn, er enghraifft, i wneud cais am y data personol a ddaliwn amdanoch chi, cysylltwch â ni yn dataprotection@communities.gov.uk

Mewn perthynas â data a gasglwyd gan gwcis y wefan: mae’r hawl gennych i dynnu’ch cydsyniad yn ôl, gan ddefnyddio’r faner cydsynio i gwcis sy’n ymddangos pan fyddwch yn mynd ar y wefan neu’r ddolen i ‘Cwcis’ ar waelod y dudalen we.

Manylion cyswllt a rhagor o wybodaeth

Os bydd gennych ymholiadau neu bryderon ynglŷn â sut mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn defnyddio’ch data mewn perthynas â’r gwasanaethau digidol ar gyfer cofrestru etholiadol, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Weinyddiaeth yn: dataprotection@communities.gov.uk

Gall eich swyddfa cofrestru etholiadol ateb ymholiadau ynglŷn â sut mae’n defnyddio’ch data a gyda phwy y caiff eich data eu rhannu, rhoi manylion cyswllt eich swyddog diogelu data a darparu copi o’i hysbysiad preifatrwydd.

Cwynion

Os ydych o’r farn bod eich data personol wedi cael eu camddefnyddio neu eu camdrafod, gallwch gyflwyno cwyn i Swyddog Diogelu Data’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn dataprotection@communities.gov.uk

Os na fyddwch yn fodlon ar ymateb y Weinyddiaeth i’ch cwyn, yna gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n rheoleiddiwr annibynnol. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
casework@ico.org.uk
0303 123 1113

Ni fydd unrhyw gŵyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn effeithio ar eich hawl i geisio iawn drwy’r llysoedd.

Newidiadau i’r hysbysiad hwn

Mae’n bosibl y byddwn yn diweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn o bryd i’w gilydd. Bydd y fersiwn ddiweddaraf bob amser ar gael ar y dudalen hon.

Diweddarwyd ddiwethaf: 22 Medi 2025